Comment apprendre à déléguer pour être plus efficace ?

deleguerVous travaillez énormément pour développer votre entreprise ? Vous manquez de temps pour votre vie de famille ? Vous trouvez que malgré votre investissement en temps, vous n’avancez pas dans vos projets ? Et s’il était temps d’apprendre à déléguer pour être plus efficace ?

C’est ce que je vous propose dans cet article.

Avant d’apprendre à déléguer : supprimez ce qui n’est pas essentiel

Peut-être avez-vous déjà entendu parler du principe de Pareto qui dit que 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Si non, je vous invite à découvrir l’article qui lui est consacré en cliquant ici. En s’intéressant à ce principe dans le monde de l’entrepreneuriat, cela voudrait donc dire que :

  • 20% de vos actions génèrent 80% des résultats
  • 20% de vos clients vous rapportent 80% de votre chiffre d’affaires
  • 80% de votre temps de travail ne vous rapporte que 20% de résultats

Perplexe ? Prenez le temps de jeter un coup d’oeil sur vos chiffres d’activité. Vous verrez que les résultats sont troublants…

Commencez-vous à voir où je veux en venir ?

Cela voudrait donc dire qu’il est inutile de vous concentrer sur les 80% qui apportent si peu de résultats… mais plutôt de vous concentrer sur ces 20% si importants et générateurs de résultat.

« La gestion du temps est morte ! Vive l’élimination des tâches inutiles ! »

La semaine de 4h – Timothy Ferriss

Youpi ! Cela signifie 80% de temps de travail en moins… et donc autant de temps libre en plus pour vous concentrer sur ce qui vous tient pleinement à coeur : le développement de nouveaux projets, passer plus de temps en famille, voyager, vivre tout simplement.

« Trouvez vos priorités et vous trouverez votre style de vie. »

Puis : apprenez à déléguer

Je me suis intéressée au livre de Timothy Ferriss intitulé : La semaine de 4 heures : Travaillez moins, gagnez plus et vivez mieux ! Un titre particulièrement évocateur…

Dans son livre, l’auteur n’incite pas les lecteurs à ne travailler que 4h par semaine. En réalité, il s’agit plutôt de tirer profit de certaines analyses et expérimentations pour augmenter le niveau de productivité autant que possible.

Ainsi, il y a 3 types d’activités dans votre vie :

  • celles qui vous amusent
  • celles qui vous rapportent de l’argent
  • celles qui sont obligatoires

“Et les activités qui ne sont pas obligatoires mais qu’on me demande de faire ?”

C’est exactement celles ci que vous devez supprimées définitivement. Voici la façon de penser de Tim Ferriss que je trouve incroyablement efficace :

  • Si une activité vous amuse : faites-la ou prévoyez de la faire
  • Si une activité vous rapporte de l’argent : déléguez-la si possible, sinon faites-la ou prévoyez de la faire
  • Si une activité est obligatoire : déléguez-la si possible, sinon faites-la ou prévoyez de la faire

A qui et quoi déléguer ?

Notez les 5 choses qui vous prennent le plus de temps sur une feuille (que ce soit dans votre vie personnelle ou professionnelle). Ensuite classez ses activités selon leur type et appliquez les solutions avancées par Timothy Ferriss et listées un peu plus haut.

Je vous ai préparé un exemple :

Vous êtes entrepreneur du web et passez un temps conséquent à rédiger des articles pour alimenter votre blog, des newsletters pour maintenir le lien avec vos lecteurs, des mails pour répondre aux sollicitations de vos actuels et potentiels clients… Combien de temps cela vous prend-il ? Beaucoup… Beaucoup trop… Et en plus vous n’aimez pas vraiment ça ou ce n’est tout simplement pas votre force. Pourquoi vous forcer à continuer ? Ne préféreriez-vous pas consacrer sur la création de nouveaux produits, le lancement d’une formation en ligne, la gestion de vos clients VIP ?

Qu’attendez-vous pour le faire ?

Je vous entends déjà me dire : mais je n’ai pas le temps.

Ou encore : déléguer doit coûter cher !

Faisons un calcul rapide :

Ce temps de rédaction vous prend (un minimum) de 5h cumulées par semaine, soit 20h par mois environ. Et il s’agit d’un minimum… car c’est quelque chose que vous n’aimez pas particulièrement faire, ou pour laquelle vous n’avez pas de dispositions particulières. Vous êtes donc moyennement efficace ou votre esprit est fréquemment parasité par des pensées telles que “j’ai une idée géniale ! il faut que je trouve le temps de m’en occuper” ou encore “comment pourrais-je écrire ça de façon claire et concise ?”

Or votre temps, c’est de l’argent ! Facturez-vous ces 5h de temps de rédaction à vos clients ? Elles sont plus ou moins réparties dans le coût horaire que vous appliquez le reste du temps, mais ces 5h de travail ne vous rapportent pas vraiment d’argent.

Si vous déléguez cette tâche, cela vous en coûtera en moyenne 20 € ou $ / heure ou entre 0,03 à 0,05 € le mot. Attention ! Je parle ici d’un travail de qualité !!! Certains services peuvent être proposés à des coûts moindres… mais il s’agit de vous assurer que cela répondra pleinement à vos demandes. J’ai plusieurs clients qui ont testé des formules low cost et qui ont rapidement changé d’avis : cela leur prenait plus de temps de revérifier le travail demandé que de le faire directement. Réfléchissez donc en terme d’économies à moyen et long terme.

Rappelez-vous également que les personnes à qui vous aller déléguer ces missions sont SPECIALISEES dans ce domaine. On peut donc considérer qu’elles mettront beaucoup moins de temps que vous à les réaliser ou, à temps égal, qu’elles seront plus productives et le travail plus qualitatif.

Déléguer présente donc des avantages certains :

  • un gain de temps incroyable
  • un travail de qualité
  • une rentabilité prouvée sur les court, moyen et long termes.

D’autre part, je délègue personnellement une partie de mes tâches ménagères. Pourquoi ? Principalement le repassage car, franchement, je n’aime pas ça du tout ! Cela me coûte 10 € / heure environ. J’estime que mon temps vaut plus que 10 € de l’heure ou le prix de la consommation d’eau et de la machine amortie sur la durée de son utilisation. Si vous vous rendez compte que votre temps vaut plus que ça, et bien déléguez cette tache et concentrez vous sur l’essentiel : votre passion (appelée aussi muse par Timothy Ferriss).

Combien vaut mon temps ?

Pour calculer combien vaut votre temps de l’heure, effectuez le calcul suivant :

  1. Calculez vos revenus totaux net mensuels et divisez le total par le nombre d’heures travaillées.
  2. Toute prestation qui vous coûte moins cher que le chiffre obtenu vaut la peine d’être déléguée.

Exemple :

Vous êtes un entrepreneur du web.

Revenu net mensuel : 2000 €

Heures travaillées : 20h / semaine soit 80 h / mois

Rémunération horaire : 2000 / 80 = 25 €

Temps consacré à la rédaction de textes, etc : 5h / semaine soit 20 h / mois

Si vous réalisez vous-même cette tâche, cela vous coûterait : 20 h x 25 € = 500 €

Si vous déléguez cette tâche, cela vous coûterait : 20h x 20 € = 400 € (sur la base d’une facturation au temps)

Economie : de temps 20 h (qui peuvent elles-même être rentabilisées au taux horaire de 25 € soit 500 €) et d’argent 100 €

Enfin : concentrez-vous sur votre “système”

Timothy Ferriss parle de la nécessité à travailler “sur” son système et non “dans” son système.

Les différences entre les 2 notions sont fondamentales. Lors qu’une personne travaille “dans” son système, cela fait référence à quelqu’un qui est salarié dans son entreprise ou qui réalise l’ensemble des tâches à effectuer. Si cette personne est malade, en vacances ou indisponible, la machine (l’entreprise) cesse de fonctionner.

L’activité de l’entreprise est donc dépendante de la personne.

Au contraire, lorsque vous travaillez sur votre système, vous faites en sorte d’en optimiser le fonctionnement sur le long terme. Votre objectif : votre entreprise fonctionne très bien sans vous. Vous n’êtes plus indispensable… et votre revenu ne dépend plus de vous, ni de votre temps de travail. Une démarche extrêmement gagnante à moyen et long termes.

Pour résumer :

  1. Listez les activités qui vous prennent le plus de temps
  2. Supprimez les activités non obligatoires mais qu’on vous demande de faire
  3. Faites (ou prévoyez de faire) les activités qui vous amusent
  4. Déléguez au maximum les activités qui vous rapportent de l’argent et les activités obligatoires
  5. Faites ou prévoyez de faire les activités que vous ne pouvez pas déléguer ou qui vous coûtent plus cher que ne vaut votre temps
  6. Travaillez sur votre système et optimisez le fonctionnement de votre entreprise
  7. Concentrez-vous sur l’essentiel : votre muse, votre passion, ce qui vous tient vraiment à coeur et consacrez-y la majorité de votre temps.

Vous avez besoin de conseils pour apprendre à déléguer sereinement ?

Vous désirez déléguer quelques tâches pour prendre confiance en cette nouvelle façon de fonctionner ?

Contactez-moi ! J’aurais plaisir à discuter avec vous de vos projets et vous aider à gagner en temps et énergie.

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